Escritório de Processos

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Imagem elaborada pelo autor (Ângela F. Brodbeck)

A área de Tecnologia de Informação (TI) vem assumindo um papel fundamental e mais estratégico dentro das organizações dada a natureza transversal que permeia todas as atividades organizacionais, as quais estão se tornando cada vez mais automatizadas. A excelência, a eficiência e a expansão dos negócios passam pela constante atualização tecnológica e oferta de serviços informatizados. Esta também tem sido uma realidade das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES) no Brasil, cujos macroprocessos finalísticos (relacionados ao negócio) e os macroprocessos de apoio (relacionados às atividades de gestão e administração universitária) vêm tendo a necessidade crescente de automação, controle e melhoria contínua de seus processos. Por isso, este artigo busca relatar a criação e estruturação do Escritório de Processos (EP) na UFRGS, uma das maiores IFES do Brasil e como sua existência modificou e influenciou o desenvolvimento das atividades do Centro de Processamento de Dados (CPD), setor responsável pela prestação de serviços de TI para a Instituição. A necessidade de sua criação foi apontada pelo Planejamento Estratégico de TI (PDTI) como sendo uma das cinco ações mais relevantes de serem implementadas. Os principais resultados gerados foram: procedimentos adotados para a criação e estruturação do EP; uma metodologia de implementação da Gestão por Processos (GP) em uma IFES que inclui fases de análise de requisitos (integração entre EP e CPD); e, relatos detalhados de como estão sendo implementados dois processos críticos – Compras (macroprocesso de apoio) e Convênios (macroprocesso finalístico). Uma das maiores contribuições possíveis com este artigo é poder servir de guia para outras IFES que queiram trilhar o mesmo caminho.

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Desenvolvimento de um Planejamento Estratégico de Tecnologia de Informação: o caso de uma Instituição Federal de Ensino Superior

A Tecnologia de Informação (TI) tem desempenhado um papel estratégico nas organizações de ensino superior como elemento essencial para o desenvolvimento institucional, pela sua natureza transversal que permeia todas as atividades acadêmicas e da gestão e administração universitária. A excelência e a expansão dos negócios passam pela constante atualização tecnológica e oferta de serviços informatizados para os grupos relacionados – clientes, fornecedores, colaboradores, sociedade, etc. Por isso, planejar adequadamente os recursos de TI alinhados com as estratégias de negócio vem sendo uma dos principais tópicos nas agendas dos gestores tanto de TI quanto de negócio.

Este artigo trata de uma aplicação prática do processo de Planejamento Estratégico de Tecnologia de Informação (PETI) de uma Instituição Federal de Ensino Superior, brasileira, de grande porte e, portanto, caracterizada como uma organização complexa. Aplicando técnicas de pesquisa quantitativas e qualitativas para estudo de caso único, foi possível detalhar todas as etapas e elementos de um processo de PETI o que garantiu a abrangência da metodologia aplicada.

Como resultado, observou-se que a metodologia pode ser utilizada como uma ferramenta de gestão estratégica para as áreas de Tecnologia de Informação (TI) de organizações similares, utilizando a estrutura e elementos do caso aqui relatado como exemplo da aplicação desta técnica. A maior contribuição obtida neste caso foi o envolvimento de todos os públicos relacionados com esta organização – acadêmico (professores, pesquisadores e alunos), administrativo, técnico, sociedade, entre outros, o que provou ser eficaz e a causa do sucesso da aceitação dos componentes de TI a serem implementados ao longo do período definido no Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI) desta IFES.

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Planejamento Estratégico de TI - IFES (1301 downloads)

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A TI, os negócios e as novas ideias

O mercado floresce de oportunidades para a TIC, mas é preciso se repaginar desde as raízes, começando por sistemas tradicionais, como ERP, até os ramos mais badalados do momento, como os conceitos de Big Data e BYOD.

O conselho é de Henrique Brodbeck, especialista em consultoria e planejamento estratégico de TI, diretor da Brodbeck Consultores em Informática.

“Temos hoje, por exemplo, o boom da mobilidade, que não é uma tecnologia nova, mas ainda não conta com recursos diversos, como bons sites para telas pequenas. Isso é oportunidade que a TIC tem a aproveitar”, comentou o consultor em palestra no Mesas TI, realizado pelo Seprorgs no Deville, em Porto Alegre, nesta sexta-feira, 28.

Para ele, há uma “demanda insatisfeita” na mobilidade também na área de aplicativos, que têm muito mais seguido a linha da adaptação de aplicações tradicionais para os dispositivos móveis do que ganhado criações exclusivas.

Outros mercados, como o de BI e ERP, também guardam oportundiades de novos negócios, ainda que mais reservadamente: apenas para os que queiram atender a demandas de verticais e ao mercado de pequeno porte, com ofertas complementadas por serviços.

Além de palestrar, Brodbeck também participou do painel do Mesas TI, que teve as presenças de Gisele Oliveira, diretora da Engenho Informática e da Fundação Pró-HPS; Luiz Otávio Nascimento (LON), sócio-diretor da Mérita Consultoria e membro do Retail Council do GLG USA; e Márcio Pinheiro, diretor da iCentury.

No painel, em que os temas dominantes foram colaboração, comunicação e terceirização, uma máxima surgiu entre os convidados: a TI precisa se renovar e aprender a aproveitar as novas ideias.

“Temos uma nova cultura. Hoje, a TI não está mais na era do “não dá”, o profissional que sai da universidade hoje está acostumado a “fazer dar”, ou, se não dá, mudar, partir para outra, aprender uma coisa nova, sair da empresa onde está, do país. Ele não se incomoda com a mudança, cria novas ideias e a TI tem de aprender a lidar com este movimento”, iniciou Gisele.

Já Pinheiro acredita que não se vive um mundo que precisa mudar, mas um que já mudou.

“Foi-se a época em que o pessoal da TI ficava encerrado em uma sala. Hoje, o setor passa por todo o negócio, e tem de ser integrado a ele, para atender às demandas e trazer soluções que o inovem. O TI tem muito para falar, mas precisa de alguém que queira ouvi-lo”, comentou o diretor da iCentury.

Para LON, a comunicação entre as áreas de TI e negócio depende de a primeira superar seus resquícios de autocracia.

“Isso não é exclusividade da TI, há em muitos setores, mas se quiser ser mais ouvida, terá de superar, interagir mais com os demais departamentos. A integração entre TI e negócio é fundamental para o sucesso de uma empresa”, comentou o diretor da Mérita.

Uma comunicação que pode – e deve – ir além da esfera interna das empresas, passando a um universo interativo, possibilitado por plataformas de colaboração, a exemplo de iniciativas de coworking, croudsourcing e afins, como sugeriu Gisele.

“É preciso ter novas ideias, sem medo. O jovem não tem medo de errar: ele vai e faz. Pode dar errado, mas pode dar certo. Se der certo, inova. Se der errado, não se repete”, avaliou Pinheiro.

No debate da comunicação e colaboração, até o outsoucing entrou na roda. Ainda que paga, a prestação de serviços terceiros a uma empresa não deixa de passar, inevitavelmente, pela necessidade de integração. Como fazer isso dar certo?

“A terceirização é uma necessidade, mas é preciso estabelecer bons criterios e políticas de governança de TI para que funcione bem, com segurança e eficiência”, comentou Brodbeck.

Já para Pinheiro, o que precisa mudar é a visão do contratante, que não pode ser a de terceirizar apenas para deixar alguém fazer mais barato o que, se ele fizesse internamente, custaria mais.

“Você tem que terceirizar aquilo que alguém pode fazer melhor do que você. O outsourcing tem de ser visto como ferramenta para inovar, melhorar, e não só para baixar custos”, comentou.

O discurso do investimento dentro de casa tem embasamento no mercado. Conforme uma pesquisa da Brasscom divulgada na quinta-feira, 27, o setor de TI vai registrar receita de US$ 132 bilhões este ano no Brasil, alta de 7,3% sobre 2012.

Disso, US$ 54 bilhões não virão de vendas, mas de investimentos em equipes internas, especialmente as de desenvolvimento e inovação.

Estarão as empresas olhando seus próprios negócios de fora para dentro e começando a perceber a necessidade de qualificar os times e agregar tecnologia para suprir demandas de core business sem buscar tudo em terceiros?

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Alinhamento Estratégico – novos clientes

O Alinhamento Estratégico entre Negócios e TI é uma das principais áreas de atuação da Brodbeck Consultores. Os projetos nesta área geralmente iniciam com a avaliação do grau de alinhamento e a recomendação de ações para promover e aumentar este alinhamento.

Estamos felizes por assinar mais dois contratos na área de Alinhamento, com os nossos novos clientes HERC e Tanac.

Com sede em Porto Alegre, a HERC é uma empresa pioneira e inovadora em produtos plásticos.
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Gestão de Performance por KPIs

SAP Labs São Leopoldo, RSHenrique Brodbeck apresentou a palestra sobre Gestão de Performance por KPIs no Forum de Gestão por Performance, promovido pelo ITS Group no SAP Labs em São Leopoldo, RS, em 31/05/2011.

Esta palestra dá uma visão geral sobre Business Intelligence, Balanced Scorecards, Mapas Estratégicos e mais especificamente a monitoração da execução estratégica através de sistemas de Enterprise Performance Management (EPM).

Esta apresentação está disponível para download na área dbshare.

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Caso Bettanin de implementação de ERP é sucesso no SAP Forum 2011

BettaWin
O Grupo Industrial Bettanin implementou em 2010 o SAP ERP All-in-one, após 12 meses de trabalho em 9 empresas. O projeto BettaWin foi um sucesso, resultado de intenso planejamento e cuidadosa execução, finalizando rigorosamente no prazo, sem exceder o orçamento e atendendo ao escopo contratado.

O projeto de seleção dos sistemas iniciou em meados de 2008 com a avaliação de ofertas no mercado e fornecedores, estudos de outros casos e prosseguiu com a contratação de Brodbeck Consultores para um processo mais formal de seleção, com a definição de escopo, macroprocessos, funcionalidades específicas e a elaboração de uma RFP.
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Managing IT Human Resources: Considerations for Organizations and Personnel

Managing IT Human ResourcesO prof. Jerry Luftman, do Stevens Institute of Technology e uma das maiores autoridades em alinhamento estratégico entre negócios e tecnologia de informação, acaba de editar o livro Managing IT Human Resources: Considerations for Organizations and Personnel. Os professores Ângela Brodbeck e Henrique Brodbeck participaram desta obra escrevendo um capítulo intitulado Influence of the Organizational Culture into IT Department Structure, User Relationships and Motivators – Brazilian Cases. Neste capítulo são descritos dois casos, correspondentes a uma indústria brasileira multinacional e a uma universidade pública.
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O Programador Pragmático

O Programador PragmáticoAcaba de ser publicada pelo selo Bookman a tradução para o português da obra de Andrew Hunt e David Thomas denominada O Programador Pragmático – de aprendiz a mestre..

Este livro ilustra as melhores práticas e as principais armadilhas do desenvolvimento de software. Destinado a todos envolvidos com programação, de codificadores iniciantes a programadores experientes e gerentes responsáveis por projetos de software, apresenta lições simples que promovem rápidas melhorias na produtividade pessoal, precisão e satisfação profissional.

Temos muita satisfação de ter participado da consultoria editorial e revisão técnica desta obra .

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Controle seu e-mail

Controle seu e-mailVocê provavelmente conhece esta sensação: centenas ou mesmo milhares de mensagens na caixa de entrada, mais mensagens chegando do que saindo e você sem saber o que responder primeiro.

Este sintoma é comum a quase todos os trabalhadores do conhecimento e muitos se preocupam com a solução deste problema.

Veja a seguir um slide-show que faz parte de um programa de palestras que estamos ministrando em nossos clientes visando a ajudá-los a resolver este problema.

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Simplificando a TI

Simplificar, ao mesmo tempo em que assegura o alto alinhamento entre a TI e o negócio é um dos maiores desafios do CIO. Adotar soluções complexas muitas vezes é o caminho mais fácil para a oferta de novos serviços ou melhoria dos serviços existentes, mas esta complexidade volta-se inevitavelmente contra o gestor, seja pelo aumento de custos, seja pelas dificuldades adicionais de implementação, suporte e integração.
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