Escritório de Processos

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Imagem elaborada pelo autor (Ângela F. Brodbeck)

A área de Tecnologia de Informação (TI) vem assumindo um papel fundamental e mais estratégico dentro das organizações dada a natureza transversal que permeia todas as atividades organizacionais, as quais estão se tornando cada vez mais automatizadas. A excelência, a eficiência e a expansão dos negócios passam pela constante atualização tecnológica e oferta de serviços informatizados. Esta também tem sido uma realidade das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES) no Brasil, cujos macroprocessos finalísticos (relacionados ao negócio) e os macroprocessos de apoio (relacionados às atividades de gestão e administração universitária) vêm tendo a necessidade crescente de automação, controle e melhoria contínua de seus processos. Por isso, este artigo busca relatar a criação e estruturação do Escritório de Processos (EP) na UFRGS, uma das maiores IFES do Brasil e como sua existência modificou e influenciou o desenvolvimento das atividades do Centro de Processamento de Dados (CPD), setor responsável pela prestação de serviços de TI para a Instituição. A necessidade de sua criação foi apontada pelo Planejamento Estratégico de TI (PDTI) como sendo uma das cinco ações mais relevantes de serem implementadas. Os principais resultados gerados foram: procedimentos adotados para a criação e estruturação do EP; uma metodologia de implementação da Gestão por Processos (GP) em uma IFES que inclui fases de análise de requisitos (integração entre EP e CPD); e, relatos detalhados de como estão sendo implementados dois processos críticos – Compras (macroprocesso de apoio) e Convênios (macroprocesso finalístico). Uma das maiores contribuições possíveis com este artigo é poder servir de guia para outras IFES que queiram trilhar o mesmo caminho.

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